Pilotierung vorbereiten
Sie möchten einen XBBD-Nachweis in Ihrer Organisation erproben?
Für den Einstieg benötigen Sie noch keine fertige Schnittstelle und keine vollständige technische Planung. Klären Sie zunächst die folgenden Punkte. Offene Fragen können anschließend gemeinsam mit dem XBBD-Team besprochen werden.
1. Anwendungsfall auswählen
Überlegen Sie, welchen konkreten Nachweis oder Prozess Sie betrachten möchten.
- Welcher XBBD-Nachweis ist für Ihre Organisation relevant?
- Möchten Sie den Nachweis ausstellen, einlesen oder zunächst nur fachlich prüfen?
- Was möchten Sie mit der Pilotierung herausfinden?
Beispiel:
Wir möchten prüfen, ob Prüfungszeugnisse künftig zusätzlich als XBBD-Datei aus unserem Fachverfahren ausgegeben werden können.
Eine Übersicht der verfügbaren Nachweise und möglichen Rollen finden Sie auf der allgemeinen Pilotierungsseite.
2. Beteiligte Personen bestimmen
Für den Einstieg sollten Sie klären, wer die Pilotierung in Ihrer Organisation begleiten kann.
Benötigt werden möglichst:
- eine fachliche Ansprechperson für den Nachweis,
- eine Ansprechperson für das eingesetzte Fachverfahren oder die interne IT,
- ein Kontakt zum Fachverfahrenshersteller, sofern vorhanden.
Für den ersten Austausch reicht zunächst eine zentrale Ansprechperson Ihrer Organisation.
3. Ausgangssituation beschreiben
Bereiten Sie eine kurze Beschreibung des heutigen Prozesses vor.
Folgende Informationen sind hilfreich:
- Wie wird der Nachweis derzeit erstellt oder verarbeitet?
- Wird dafür ein Fachverfahren verwendet?
- Wie heißt das Fachverfahren und wer ist der Hersteller?
- Welche Arbeitsschritte erfolgen noch manuell?
- In welchem Format liegt der Nachweis heute vor, zum Beispiel auf Papier oder als PDF?
Eine ausführliche Prozessdokumentation ist nicht erforderlich. Eine kurze Beschreibung des aktuellen Ablaufs genügt.
4. Beispiel und vorhandene Daten zusammenstellen
Für den späteren Abgleich mit XBBD ist ein Beispiel des bestehenden Nachweises hilfreich.
Geeignet sind:
- ein fiktiver Musternachweis,
- ein anonymisiertes Beispieldokument oder
- die aktuell verwendete Dokumentvorlage.
Soweit bereits bekannt, können Sie außerdem prüfen:
- Welche Angaben sind im Fachverfahren gespeichert?
- Welche Angaben werden manuell ergänzt?
- Können die vorhandenen Datenfelder beschrieben oder exportiert werden?
Für die Pilotierung sollen grundsätzlich keine personenbezogenen Echtdaten verwendet werden.
5. XBBD-Team kontaktieren
Senden Sie dem XBBD-Team eine kurze Nachricht mit folgenden Angaben:
- Name Ihrer Organisation,
- gewünschter XBBD-Nachweis,
- kurze Beschreibung Ihres Anwendungsfalls,
- eingesetztes Fachverfahren und Softwarehersteller,
- fachliche Ansprechperson.
Sie müssen noch nicht alle Fragen abschließend beantwortet haben. Das XBBD-Team klärt mit Ihnen in einem ersten Gespräch, welche Form der Pilotierung sinnvoll und realistisch ist.
Kontakt: beteiligung@xberufsbildung.init.de
Das reicht für das erste Gespräch
Hilfreich für den Einstieg
- ein konkreter Nachweis oder Anwendungsfall,
- eine kurze Beschreibung des heutigen Prozesses,
- der Name des Fachverfahrens und möglichst des Herstellers,
- eine fachliche Ansprechperson,
- ein fiktives oder anonymisiertes Beispieldokument, sofern verfügbar.
Noch nicht erforderlich
- eine fertige XBBD-Schnittstelle,
- eine bereits beauftragte Softwareanpassung,
- eine vollständige technische Konzeption,
- eine produktive Testumgebung,
- eine abschließende rechtliche Prüfung.
Wie geht es anschließend weiter?
Nach dem ersten Gespräch werden gemeinsam die nächsten Schritte festgelegt.
- Ziel und Umfang der Pilotierung festlegen,
- Fachverfahren und vorhandene Daten mit dem XBBD-Nachweis abgleichen,
- bei einer technischen Erprobung den Softwarehersteller oder die interne IT einbinden.
Die technischen Schritte zur Erzeugung, zum Einlesen und zur Validierung von XBBD-Dateien finden Sie in der technischen Anleitung zur Pilotierung.